Hoe bouw je vertrouwen op met medewerkers?

Wat is vertrouwen?

Vooraleer we tips geven over hoe je een goede basis legt voor vertrouwen en over hoe je ervoor zorgt dat vertrouwen blijft, willen we wat meer kadering geven bij dit begrip.

Vertrouwen is

  • geloven in de goede bedoelingen van de andere
  • erop rekenen dat de andere doet wat hij zegt
  • verwachten dat de andere jou niet zal benadelen

Vertrouwen komt van twee kanten. En het is breekbaar. Als het vertrouwen beschadigd is, heeft dat gevolgen voor de samenwerking.

  • De werknemer vertrouwt jou niet meer.

    • Hij komt het niet meer vertellen als hij een fout gemaakt heeft.
    • Hij roddelt over de organisatie.
    • Hij beïnvloedt andere collega’s.
    • Hij neemt ontslag.
       
  • Jij vertrouwt de werknemer niet meer.
    • Je geeft geen eerlijke feedback meer.
    • Je twijfelt over de medewerker.
    • Je vindt dat fouten de schuld van de medewerker zijn.

Het kan ook anders. Als er vertrouwen is, zorgt dat voor een goede samenwerking en een fijne werksfeer. 

wat is vertrouwen voor jou?
1. Als ik iemand vertrouw, geloof ik dat de andere het goede doet.
2. Iedereen heeft controle nodig. Dat hoort bij vertrouwen.
3. Ik verwacht altijd het ergste. Dat zorgt voor minder teleurstelling.
4. Als ik iemand vertrouw, durf ik hem verantwoordelijkheid te geven.
5. Ik reken erop dat mensen doen wat ze zeggen. Dat is niet meer dan normaal. Ik maak daar geen speciale afspraken over.

Vertrouwen is

  • positieve verwachtingen: geloven dat een ander het goede doet
  • geen zekerheden vragen: erop rekenen dat mensen doen wat ze zeggen, ook zonder controle of verdere afspraken
  • de andere verantwoordelijkheid durven te geven
  • vertrouwen op de goede afloop, ook als je twijfelt

Vertrouwen geven en krijgen

Laat ik mij leiden door vertrouwen of laat ik mij leiden door angst en wantrouwen?

Vertrouwen is een wederkerig proces en dan geldt het principe: je krijgt wat je zelf geeft.

Daarom is het belangrijk om stil te staan bij volgende vraag: laat ik mij leiden door vertrouwen of laat ik mij leiden door angst en wantrouwen?

Geef je vertrouwen? Dan krijg je ook vertrouwen. Maar geef je angst en achterdocht? Dan krijg je ook angst en achterdocht.

Hoe kan je vertrouwen geven?

  • Je geeft taken die de andere kan uitvoeren. Je begeleidt bij taken die meer uitdagend zijn.
  • Je vraagt zijn ideeën en meningen. En je doet er iets mee. Je breekt de ideeën niet meteen af.
  • Je zegt soms: “Ik weet zeker dat het je lukt. En als het niet lukt, mag je mij altijd om hulp komen vragen.”

Hoe kan je vertrouwen krijgen?

  • Toon jezelf als een mens van vlees en bloed: durf aan te geven waar je niet goed in bent, durf toe te geven dat je fouten maakt
  • Stimuleer dat ook bij jouw medewerkers
  • Bedank hen voor het vertrouwen dat jij krijgt

Hoe leg je een goede basis?

Zorg dat de medewerker zich welkom voelt.

Zorg voor een goed onthaal van nieuwe medewerkers.

  • De werknemer loopt dan niet verloren.
  • De eerste indruk is belangrijk voor de samenwerking en het vertrouwen.
  • Je maakt belangrijke afspraken bij het onhaal.

Tips voor een goed onthaal

  1. Plan het onthaal op voorhand.  

    • Geef een rondleiding.
    • Maak tijd om kennis te maken met de directe collega’s. Kan dat tijdens de pauze? Dan verloopt de kennismaking spontaner.
    • Stel de nieuwe medewerker uitgebreid voor aan zijn begeleider. Kan de begeleider de rondleiding geven? En de collega’s voorstellen? Dan heeft hij meteen met iedereen kennisgemaakt.
       
  2. Geef de belangrijkste informatie op de eerste werkdag.
    • Maak een checklist voor het onthaal:  

      • Welke informatie moet de nieuwe medewerker krijgen?
      • Welke informatie krijgt hij op de eerste dag?
      • Wanneer krijgt hij de andere informatie? voorbeeld: in een periode van zes weken
      • Hoe krijgt hij de informatie?
      • Wie geeft de informatie?
        Overloop samen die checklist. De nieuwe medewerker weet dan hoe zijn onthaal zal gebeuren. Dat voorkomt onzekerheid.
    • Zet de informatie op papier.
    • Vergeet niet de wettelijke informatie mee te geven:
      • regels van veiligheid en gezondheid
      • beschrijving van de functie
      • werktijden
      • praktische afspraken over pauze
    • Geef de nieuwe medewerker niet te veel informatie in één keer.
       
  3. En daarna?
    • Krijgt de nieuwe medewerker één onthaalmoment? Of verspreid je het onthaal over verschillende dagen?
    • Is er een opvolgingsgesprek? Dat is een gesprek een paar weken later. Jullie bespreken dan of alles naar wens verloopt. De nieuwe medewerker kan dan meer gerichte vragen stellen dan op de eerste werkdag.

Lees meer op www.talentontwikkelaar.be

juist of fout
1. Op de eerste werkdag geef je het best zoveel mogelijk informatie.

Geef de medewerker niet te veel informatie in één keer. Gebruik een handige checklist die je kan aanvullen na een tijdje.

2. Duid op voorhand een verantwoordelijke voor het onthaal aan.

De verantwoordelijke is iemand die:

  • de organisatie goed kent
  • goed communiceert
  • bereikbaar is voor nieuwe medewerkers (hou er rekening mee dat sommige nieuwe medewerkers nog niet te veel vragen durven te stellen).
  • voldoende tijd vrij kan maken
3. Vertel op voorhand aan iedereen dat er een nieuwe medewerker komt.

Het is fijn als je weet dat je welkom bent. Als mensen op de hoogte zijn. Zorg dat de medewerkers weten wie er start en waarom. Dat vermijdt roddels.

4. Een draaiboek voor het onthaal is niet belangrijk. Elke medewerker heeft andere noden. Elke medewerker moet je dus anders onthalen.

Het draaiboek zorgt ervoor dat alle nieuwe medewerkers op dezelfde manier worden onthaald. Zo voelt iedereen zich gelijk behandeld.  

Twee aandachtspunten voor het onthaal

Een goede kennismaking gaat over twee dingen:

  1. contact

    • Contact maken met de nieuwe medewerker
    • Hem op zijn gemak te stellen
    • Elkaar leren kennen
      • Jij vertelt over jezelf.
      • De nieuwe medewerker vertelt over zichzelf.
  2. contract
    • Duidelijk zijn over verwachtingen en aanpak
    • Vertel wat jouw rol is in de organisatie.
    • Vertel wat je belangrijk vindt in de samenwerking.
    • Vertel wat je van de nieuwe medewerker verwacht.
    • Vraag wat de nieuwe medewerker van jou verwacht.

Dat is een eerste gesprek. Het is de basis voor een goede vertrouwensrelatie.

Oefening: hoe pak je de eerste kennismaking aan?

Je staat aan de balie te wachten op de nieuwe medewerker. Hij komt aan. Wat doe je?

  1. Ik ga naar de medewerker en zeg: “Goedemorgen, ik ben Erwin. Ik begeleid je tijdens je inwerkperiode. Ik zal je meteen tonen waar de werkplek is. Belangrijk is natuurlijk veiligheid. Je moet altijd een veiligheidsjas dragen als je van de ene plek naar de andere loopt. Dat zijn de lijnen waar je tussen moet lopen. Hier is jouw werkplek. Voor je binnengaat, moet je eerst je handen wassen en een haarnetje aandoen. De toiletten zijn hier links.”
     
  2. Ik ga naar de medewerker en zeg: “Goedemorgen, ik ben Erwin. Ik begeleid je tijdens je inwerkperiode. (…) Misschien is het fijn om elkaar eerst wat beter te leren kennen voor we aan de rondleiding beginnen. In mijn vrije tijd herstel ik motors en oldtimers. Ik werk al 15 jaar in dit bedrijf. Ik begeleid een team van 35 personen die werken in twee ploegen. (…) Ik volg vooral mensen op, geef feedback, beantwoord vragen en zoek een oplossing voor problemen. Ik maak ook planningen en uurroosters op. Ik vind open communicatie belangrijk in een samenwerking. (…) Als er dingen zijn waar ik kan bij helpen, of je twijfelt over dingen, spreek mij dan gerust aan. Ik ben hier ooit terecht gekomen via via en ik vond het toen zelf heel spannend. (…) Hoe ben jij op het idee gekomen om hier te solliciteren? Ken jij het bedrijf al? Wat doe jij zoal in je vrije tijd? Wat verwacht jij van mij als jouw begeleider?”

 

Waarom is antwoord 2 het beste?

In het tweede antwoord neem je oprecht tijd voor de nieuwe medewerker. Je overdondert hem niet meteen met informatie. Je maakt duidelijk wat je verwacht. Je maakt de rollen duidelijk en je kan praten over zaken naast het werk.

Andere aandachtspunten

Het onthaal is goed verlopen, de basis voor het vertrouwen is er. Nog een paar tips: 

  1. Open communicatie: vertel altijd de waarheid. Doe dat in eenvoudige taal.
  2. Maak duidelijk wat je verwacht.
  3. Luister eerst: luister met je oren, je ogen en je hart. Leer mensen echt kennen. Denk niet dat je weet wat belangrijk is voor anderen. Vraag het hen.
  4. Kom afspraken na: neem verantwoordelijkheid. Doe wat je zegt.
  5. Praat over problemen: gaat er iets mis? Verwijt anderen niets. Praat erover.
  6. Geef vertrouwen: geef anderen de kans om te tonen wat ze waard zijn. Loopt het toch fout? Praat erover. Geef feedback. Ga na wat de oorzaak is.
  7. Toon respect: laat zien dat je om anderen geeft. Toon respect door simpele dingen: zeg ‘goeiedag’ en ‘bedankt’. Gebruik positieve taal.
  8. Geef feedback: maak duidelijk wat je leuk en niet leuk vindt. Doe dat met ik-boodschappen: ‘Ik vind het vervelend als je de hamer niet terug op zijn plaats legt.’

Ontdek deze tips ook in de andere modules: "Duidelijk communiceren, met resultaat" & "Het correcte gedrag op het werk".

Hoe zorg je ervoor dat het vertrouwen blijft?

Wees zelf een voorbeeld. Dat maakt je geloofwaardig en het schept vertrouwen.  

Dat betekent:

  • Geef fouten toe.
  • Zet je fouten recht.
  • Wees loyaal.
  • Kom afspraken na.
  • Toon de andere dat hij je altijd kan aanspreken voor commentaar en opmerkingen.
  • Geef vertrouwen.
hoe doe jij het?
1. Een collega wil je spreken. Zij heeft de nieuwe medewerker aan het werk gezien en zij klaagt erover. Ze zegt: “Zij denkt dat zij het allemaal weet. Ze babbelt meer dan ze werkt.” Hoe pak je dat aan? Wat zeg je tegen je collega?

Moedig aan dat collega’s met elkaar praten. Vermijd dat collega’s over elkaar praten. Zoek feiten en vertel wat je ermee zal doen. 

2. De nieuwe medewerker klaagt bij jou over de organisatie. Hij vindt dat de communicatie binnen de organisatie niet altijd goed loopt en dat hij te veel moet werken. Jij vindt dat ook. Hoe reageer jij?

Een begeleider moet trouw zijn aan de organisatie waarvoor hij werkt. Ook al zijn er dingen die beter kunnen. Je mag natuurlijk opmerkingen geven, maar aan de juiste persoon.

3. Je zegt zelf vaak hoe belangrijk je het vindt om op tijd te komen. Dan kom je zelf te laat op een werfoverleg. Wat doe je?

Je kan niet verwachten dat medewerkers doen wat je hen vraagt, als je het zelf niet doet. Als leidinggevende hoef je trouwens ook niet perfect te zijn. Geef het gerust toe als je een fout maakt.

Tips voorbeeldfunctie

  • Ga correct om met frustraties.

    • Praat erover op een opbouwende manier (focus op een oplossing, wat wel goed gaat, niet op het probleem)
    • Moedig collega’s aan om dat ook te doen.
    • Speel nooit de rol van boodschapper (“Je collega vindt dat je ….”).
    • Praat niet over een collega waar anderen bijzijn.

Zie ook: module ‘het correcte gedrag op het werk’.

  • Ga discreet om met informatie die je krijgt.

    • Zeg duidelijk dat bepaalde informatie vertrouwelijk is.
    • Vraag aan je collega wat je met de informatie mag doen. Waar, wanneer en met wie kan je het bespreken?
  • Wees positief en stimuleer: geef af en toe een complimentje (zelfs voor de kleinste dingen).
  • Doe wat je zegt. Doe zelf wat je van anderen verwacht.  
  • Geef het toe als je een fout hebt gemaakt. Niemand is perfect. Dat maakt het voor collega’s makkelijker om zelf ook fouten toe te geven.
     
  • Zeg regelmatig dat je medewerkers fouten mogen maken. Zeg hen ook wat ze moeten doen als ze een fout gemaakt hebben. Doe dat zelf ook.