Anderen opleiden en begeleiden

Wat maakt iemand tot een goede begeleider?

Opleiden en begeleiden = kennis en vaardigheden aanleren die nodig zijn om bepaalde taken uit te voeren

De perfecte begeleider bestaat niet. Het hangt af van wat je nodig hebt om medewerkers goed te laten functioneren. We zetten toch een paar dingen op een rij die van iemand een goede begeleider maken. We maken een onderscheid tussen:

  • kennis (hoofd): wat moet een begeleider weten?
  • vaardigheden (handen): wat moet een begeleider kunnen?
  • houding (hart): hoe moet een begeleider zijn?

Kennis en vaardigheden kan je ontwikkelen. De houding veranderen, vraagt veel tijd en energie. Daarom is het belangrijk dat een begeleider meteen de juiste houding heeft. En dat hij gemotiveerd is om begeleider te zijn. Deze begeleider noemen we ook mentor op de werkplek.

Dit overzicht helpt je om:

  • na te gaan welke medewerker geschikt is als mentor
  • de mentoren in je organisatie goed te ondersteunen
    kennis

    Kennis:

    Een goede begeleider

    • kent zijn eigen rol, taken en verantwoordelijkheden
    • kent het werk van de nieuwe medewerker
    • kent de zaken die hij anderen moet aanleren
    vaardigheden

    Vaardigheden:

    Een goede begeleider

    • luistert naar de vragen van de nieuwe medewerker
    • kan kennis en vaardigheden aan anderen aanleren
    • kan zijn stijl aanpassen aan wat de nieuwe medewerker nodig heeft
    • kan duidelijke opdrachten geven
    • controleert of de andere de boodschap begreep
    • geeft op een opbouwende manier feedback 
    • begrijpt diversiteit
    attitudes

    Houding:

    Een goede begeleider

    • blijft geduldig met mensen die minder ervaring hebben
    • kijkt op een positieve manier naar anderen

     

    Meer informatie en tips: zie module ‘Duidelijk communiceren, met resultaat’ en ‘Het correcte gedrag op het werk’.
    Volta biedt ook een mentoropleiding aan. Klik hier voor meer info.

     

    Een begeleider doet meer dan nieuwe dingen aanleren.

    1. Hij is ook de dagelijkse coach. Hij steunt medewerkers tijdens hun werk.
    2. Hij stimuleert medewerkers om op lange termijn te groeien.

    Hoe leert een medewerker correct en efficiënt?  

    Waarom is dat belangrijk?

    Iedereen leert op haar of zijn eigen manier. Je kan dus niet voor iedereen dezelfde aanpak gebruiken.

    Wil je dat een medewerker nieuwe taken leert en deze zelfstandig uitvoert? Dan moet je:

    • weten hoe de medewerker leert
    • je aanpak daaraan aanpassen
    • ook andere manieren aanbieden

    Zie ook hieronder: checklist ‘formele en informele leeractiviteiten’

    Hoe pak je die aan?

    hoe zou jij deze situaties aanpakken?
    1. Een nieuwe collega gaat voor de eerste keer mee naar de werf. Jij moet deze collega opleiden. Je weet vooraf weinig over over de achtergrond en ervaring van die collega. Hoe start je de opleiding?

    Antwoord c is de beste keuze: zo weet je welke kennis en ervaring de nieuwe collega heeft en kan je de opleiding daaraan aanpassen.

    Zo voorkom je verloren tijd met het geven van taken die hij/zij (nog) niet kan of met instructies geven van taken die hij/zij wel al kan.

    2. Je merkt dat een nieuwe collega een opdracht volledig verkeerd uitvoert. Hij had nochtans gezegd dat hij dit werk al had gedaan. Hoe reageer je?

    Antwoord b is de juiste aanpak. Je moet weten wat er misgelopen is. Zo kan je je collega helpen en ervoor zorgen dat het niet meer gebeurt. Vraag zeker ook waarom hij geen hulp gevraagd heeft.

    3. Je bent verantwoordelijk om een nieuwe collega op te leiden. Hij leert graag nieuwe dingen, stelt veel vragen & luistert aandachtig als je hem iets uitlegt. Maar als je hem een opdracht alleen wil laten uitvoeren, zegt hij dat hij dat nog niet kan.

    Keuze a is de beste. Het is belangrijk dat de collega de opdracht uitvoert en dat jij hem geruststelt. Zo blokkeert hij niet. Zo krijgt hij zelfvertrouwen.

    Hoe leert de medewerker?

    Volgens de psycholoog Kolb zijn er 4 verschillende manieren om te leren of 4 leerstijlen:

    1. de doener: leert het liefst door te doen
    2. de observator: leert het liefst door anderen bezig te zien
    3. de pragmaticus: leert het liefst door de theorie meteen te oefenen
    4. de denker: leert het liefst door de theorie te lezen of te horen
    doener

     

    De doener:

    • werkt graag samen
    • voelt problemen aan en lost ze op
    • volgt zijn gevoel
    • stelt zich open op
    • zoekt zelf nieuwe leersituaties
    • is soms ongeduldig en impulsief
    • kan soms moeilijk hoofdzaak van bijzaak onderscheiden
    observator

    De observator:

    • wil eerst denken, dan doen
    • denkt na over wat hij in verschillende situaties zou doen
    • kijkt graag toe
    • neemt de tijd om na te denken over ervaringen
    • probeert graag voorlopig uit
    • heeft tijd en ruimte nodig om te leren
    • twijfelt soms over een beslissing
    pragmaticus

    De pragmaticus:

    • leert van voorbeelden
    • probeert graag dingen uit
    • neemt graag verantwoordelijkheid op
    • plant graag en voert uit
    • heeft graag dat de dingen gebeuren volgens een plan
    denker

    De denker:

    • stelt veel vragen
    • kijkt toe en probeert algemene regels te ontdekken
    • houdt van logica en redeneren
    • bestudeert graag de theorie
    • kan niet goed tegen wanorde
    • wil graag “de dingen” zelf oplossen, vraagt niet gauw hulp
    welke leerstijl heeft je collega?
    1. Je leidt een collega op en hij wil echt nieuwe dingen leren. Hoe moeilijker en uitdagender, hoe liever. Hij probeert iets uit en vindt het niet erg om fouten te maken.
    Hij leert uit die fouten. Soms is hij met verschillende zaken tegelijk bezig. En is hij snel afgeleid, bijvoorbeeld als je iets wil voordoen of als je uitleg geeft over een machine.
    2. De collega die je opleidt, wil altijd weten waarom hij een taak moet uitvoeren. Hij is perfectionistisch, als hij voorbereidt en in het werk zelf. Hij vindt het ook leuk om te horen hoe een machine werkt. Of om het zelf uit te leggen.
    Het duurt soms wat lang voor hij aan een taak begint. Hij bereidt immers lang voor. Hij wordt ook niet graag onder druk gezet om sneller te werken.
    3. De collega die je opleidt, stelt veel vragen: aan jou en aan andere collega’s. Hij let heel goed op als je iets voordoet. Hij probeert graag taken uit terwijl jij toekijkt.
    Hij wil weten wat hij goed heeft gedaan en wat hij de volgende keer anders kan doen. Hij is wat stil in de groep. Je weet niet altijd of hij mee is met jouw uitleg. Je merkt ook dat hij bang is om fouten te maken.
    4. De nieuwe collega die je opleidt, werkt graag volgens een plan. Binnen dat plan probeert hij dingen uit. Zijn motto is: als het werkt, is het goed.
    Hij doet dan ook niet alles volgens de afspraken en regels van het bedrijf.

    Hou rekening met hoe iemand leert

    Tips per leerstijl

    doener

    De doener:

    • Sfeer en contact zijn belangrijk. Doe veel samen.
    • Zorg voor voldoende afwisseling in de taken.
    • Geef een uitdagende taak waarbij hij eens in het diepe kan springen.
    • Laat een doener actief bezig zijn, anders verveelt hij zich.
    • Geef een doener tijd om dingen uit te proberen.
    • Evalueer het werk achteraf.
    • Help hem om hoofd- en bijzaken te onderscheiden.
    observator

    De observator:

    • Geef veel voorbeelden.
    • Doe dingen voor. Bespreek daarna de aanpak.
    • Zorg voor verschillende standpunten van een probleem, dat stimuleert.
    • Geef een observator tijd en ruimte om ervaringen te verwerken.
    • Werk niet altijd met deadlines. Laat hem eens een taak afronden op zijn eigen tempo.
    • Moedig hem aan: dan leert hij beter en liever.
    pragamaticus

    De pragmaticus:

    • Geef doelen om naartoe te werken.
    • Vat af en toe samen. Leg uit hoe alle stappen van een taak met elkaar verbonden zijn.
    • Geef de pragmaticus de kans om eigen oplossingen uit te proberen. Geef hem daarbij aanwijzingen en raad.
    • Maak duidelijk: wat de pragmaticus nu leert, komt later van pas.
    denker

    De denker:

    • Een denker heeft structuur nodig in een uitleg..
    • Hij weet graag waarom hij iets moet doen of leren. Beantwoord dus de waarom-vraag.
    • Een denker heeft orde en rust nodig.
    • Stel vragen aan een denker. Zo legt hij verbanden met de kennis die hij al heeft.
    • Een denker heeft uitdagingen nodig. Altijd dezelfde stof verveelt snel. Geef hem moeilijke vraagstukken.

    Bied ook andere manieren van leren aan.

    Wil je dat een medewerker taken zelfstandig kan uitvoeren? Dan is het niet genoeg om alleen rekening te houden met de leerstijl. Kolb spreekt over een leercyclus.

    doen - experimenteren - feedback krijgen - link leggen met theorie

    Om echt te leren, moet je de volledige cirkel doorlopen:

    • de medewerker iets laten doen
    • daar feedback op
    • de link leggen met de theorie
    • hem een gelijkaardige taak geven, waar hij kan toepassen wat hij geleerd heeft

    Waarom?

    leerpiramide van Bales
    voorbeeld
    doel: de nieuwe collega telefoneert klantgericht

    Stap 1: doen

    Geef de nieuwe collega de opdracht: pak het volgende telefoongesprek klantgericht aan.

    Stap 2: feedback krijgen

    Kijk samen terug op het telefoongesprek.

    1. Vraag wat de collega van het gesprek vond.
    2. Zeg zelf wat je goed vond.
    3. Geef tips over wat beter kan.

    Stap 3: link leggen met de theorie

    Leg de link met de theorie, de regels, de afspraken, de procedures.

    Bijvoorbeeld:

    • huisregels:

      • opnemen met ‘Volta, met Liesbeth, goeiemorgen, bonjour’
      • op het einde altijd vragen of je nog ergens mee kan helpen
      • niet afronden met ‘dag’, maar met ‘nog een prettige dag’
    • glimlachen aan de telefoon

    Stap 4: experimenteren

    Pas nu het ‘Piet Huysentruyt-principe’ toe: wat hebben we geleerd?
    Laat de collega vertellen wat hij onthoudt van deze opdracht en wat hij de volgende keer anders zal doen.

    Tips: hoe laat je de medewerker toepassen wat hij leerde?

    De theorie kan zijn: afspraken, regels, procedures, …

    • Tip 1: als je samen de hele leercirkel van Kolb doorloopt, weet de medewerker hoe hij moet toepassen wat hij net leerde. (zie boven: de leercyclus).
       
    • Tip 2: stel open vragen. Laat de nieuwe collega zelf zoveel mogelijk linken leggen.
      Voorbeeld:

      • Welke procedures heb je nodig voor deze taak?
      • Waarom is dit relevant op het werk?
         
    • Tip 3: geef zoveel mogelijk voorbeelden als je een theorie uitlegt.
       
    • Tip 4: leg uit waarom een theorie relevant is op het werk.
    juist of fout?
    1. Als een medewerker een nieuwe opdracht heeft uitgevoerd, moet je altijd het verband met de theorie uitleggen.

    Dit hangt af van de voorkennis van de medewerker.
    Als hij de opdracht goed uitvoert, geef je hem gewoon een compliment. Of vraag je welke theorie (regels, procedures) hij volgde.

    2. Als je iemand opleidt, moet je uitleggen waarom een bepaalde theorie relevant is op het werk.

    Medewerkers zijn pas gemotiveerd om de theorie juist toe te passen, als ze begrijpen waarom.

    3. Als je zelf geen ervaring hebt in de job, zegt een voorbeeld niet veel.

    Een voorbeeld maakt veel duidelijk. En het helpt om de link te leggen tussen theorie en praktijk.

    Checklist: pas je aan aan wat de medewerker al kan en weet

    • Je start met een opdracht. Zo weet je meteen wat de nieuwe collega al kent en kan.
      Je stelt de nieuwe collega gerust. Je zegt dat je samen een opdracht zal doen om te kijken hoe je hem het beste kunt helpen. Je zegt dat je hem het werk niet alleen laat doen.
       
    • Je stelt vragen:
      • Hoe zou je deze stap aanpakken?
      • Wat weet je hier al over?
      • Heb je al gelijkaardige opdrachten gedaan?
      • Wat vind je moeilijk/ makkelijk?

    Meer informatie over goede vragen: zie module ‘Duidelijk communiceren, met resultaat’.

    • Voert de medewerker de opdracht vlot uit? Dan geef je hem een compliment.
    • Kan je hem de volgende keer een moeilijkere opdracht geven?
      • Je zorgt dat hij meer leert: je laat hem zelf de link leggen met de theorie.
        Voorbeeld: Waarom heb je het zo aangepakt?
    • Loopt de opdracht niet zo vlot? Dan stel je de collega gerust. Je zegt dat jullie de verschillende stappen samen zullen doorlopen.
      • Je doet het voor. Je legt uit waarom je het zo aanpakt. Je laat de collega het daarna zelf doen.
    vragenlijst: ontdek hoe jij leert

    Ben je benieuwd naar je eigen leerstijl?
    Of wil je de leerstijl van een collega leren kennen?

    Vul dan zelf de vragenlijst in. Of laat je collega hem invullen.

    formeel_informeel_leerstijl

    Checklist: hoe kunnen medewerkers nu leren op het werk en welke andere manieren om te leren zijn nog mogelijk

    Met deze checklist kan je nagaan:

    • welke kansen om te leren je nu al aanbiedt op het werk
    • welke kansen om te leren nog mogelijk zijn

    Formele leerkansen = bewust georganiseerd leren, zoals informatie halen uit een cursusboek, een fabrikantenopleiding, etc.

    Informele leerkansen = spontaan leren, zoals meelopen met een collega voor een nieuwe opdracht, ervaringen uit vorige projecten, etc.